Основные методологии управления проектами 📅

Чтобы решить задачу по управлению проектом, нужно подобрать методологию в зависимости от его типа, сложности, количества участников. Без методологии проект рискует потерпеть неудачу: согласно отчёту Standish Group, только 36% проектов заканчиваются успешно.

Цель каждой методологии — добиться создания конечного продукта с наименьшими затрами времени, усилий, финансов. Многие проекты требуют применения нескольких методологий в комплексе.

основные методологии управления проектами
Прежде чем планировать какие-либо действия, нужно изучить варианты подходов к управлению.

Какие бывают методологии управления проектами

Любая методология помогает организовать слаженную коммуникацию всех участников процесса, которых может быть от нескольких десятков до тысяч человек. Управление проектами подразумевает организацию ряда действий, приводящих к конкретному измеримому результату, в рамках установленного бюджета и сроков. Примеры проектов:

  • Разработка нового программного обеспечения
  • Запуск маркетинговой кампании
  • Высадка человека на Луне
  • Съёмка и релиз музыкального клипа

Нет универсальной системы — единой методологии, позволяющей одинаково хорошо выстроить все возможные типы проектов. Поэтому для разных сфер бизнеса разработаны различные методологии управления проектами.

Методологии различаются между собой структурой, отраслями применения, детализированностью, оперируют разными показателями. Например, для одних методологий важнее дедлайны, для других — ресурсы, для третьих — последовательное соблюдение процесса, либо важно сразу несколько факторов. Методологии могут быть жёсткими — формализированными, с чётким набором правил для неукоснительного соблюдения, или же гибкими — позволяющими адаптивно подстраиваться под изменения во внешней среде.

Waterfall — Водопад

Waterfall — каскадная модель управления проектами, считается классической. Это жёсткая методология — она имеет чёткие правила и предсказуемый план. Концепция Водопада предполагает выстраивание линейного управляемого процесса: работа ниспадает каскадом и последовательна. Чтобы начать выполнять задачу, нужно полностью закончить предыдущую. Участники команды, использующие Waterfall, обмениваются информацией в течение всей работы.

Как выстраивается работа по методологии Waterfall

Модель предполагает пять основных этапов:

  1. Инициация. Проектный менеджер совместно с командой определяет требования, организовывают встречи, формируют критерии по результату
  2. Планирование. Команда составляет календарный план, определяет бюджет, оценивает возможные риски
  3. Разработка. Команда определяет способы достижения цели. Например, для программного обеспечения разработчики выбирают язык программирования
  4. Реализация. Команда выполняет задачи по проекту согласно плану, контролирует достижение показателей. Продукт проходит тестирование, команда проверяет его на соответствие пожеланиям клиента, исправляет обнаруженные ошибки
  5. Завершение. Команда передаёт продукт клиенту

Для каких проектов применима методология Waterfall

Каскадная модель подходит для работы над проектом, где есть жесткие требования к последовательности действий. В Waterfall часто применяют диаграмму Ганта в качестве инструмента планирования.

Пример: закрытие одной точечной вакансии HR-менеджером. Руководитель поручает менеджеру найти нужного специалиста к определенному сроку. HR-менеджер планирует каналы привлечения кандидатов, источники поиска, проводит собеседования, назначает соискателей на финальный этап встречи с заказчиком, согласовывает job offer. Работа выстраивается в чёткой последовательности этапов: пока кандидат не пройдёт первое и второе собеседование, он не сможет получить job offer.

Еще один пример — шеф-повар ресторана готовит блюдо. Сначала он получает заказ через официанта, подбирает ингредиенты, смешивает их в нужной пропорции, затем закладывает блюдо в духовку или на сковородку, следит за ним до полной готовности и вызывает официанта, чтобы тот отнёс блюдо клиенту.

основные методологии управления проектами
Повар не может вызвать официанта, пока блюдо ещё готовится или ингредиенты сырые.

Жёсткая методология подходит не для всех типов проекта. Например, в сфере подбора персонала если у HR в работе 5 вакансий и сроки по каждой горят, каскадная модель не совсем уместна. Иначе, следуя её правилам, придётся сначала закрывать одну вакансию, только потом вторую, и так далее, из-за чего пострадает работа нескольких отделов. Поэтому для параллельно идущих проектов или работы в условиях неопределенности, быстро меняющихся условий следует рассматривать группу гибких методологий: Agile, Scrum, Канбан, Lean.

Agile

Agile, «аджайл» — гибкая система управления проектами. В противоположность каскадной модели, проект разбивается на небольшие подпроекты или итерации. Результат каждой итерации — определённый рабочий продукт, которым можно пользоваться.

основные методологии управления проектами

Книга Роба Коула и Эдварда Скотчера «Блистательный AGILE» расскажет о нюансах управления проектами по гибкой методологии.

В ней есть практические советы и конкретные техники внедрения. Книга касается также вопросов сопутствующих методологий: Scrum, Kanban и рассказывает о бизнес-кейсах их внедрения. После прочтения сформируется понимание о выгодах использования Agile.

Как выстраивается работа по методологии Agile

Участники проекта организовывают рабочие группы или «круги», в которые входят специалисты разного профиля. Проектный менеджер совместно с командой планирует проект целиком, а разработка и тестирование организовываются для каждого подпроекта отдельно. Результаты подпроектов — инкременты — передаются на следующую стадию. Сдав результат, команда приступает к следующей итерации.

Основные принципы Agile:

  • Постоянное взаимодействие
  • Личность ценится выше процессов и инструментов
  • Рабочий продукт важнее документации
  • Реагирование на изменение важнее, чем установленный план

Для каких проектов применима методология Agile

Agile оптимальна для проектов, где присутствует высокая степень неопределённости, нет жёстких критериев по срокам и результатам. Благодаря универсальности принципов Agile подходит для любой команды.

Методология чаще используется в IT-компаниях, когда происходит разработка нового продукта — сервиса, приложения, программного обеспечения. Agile подходит, если финал не совсем ясен, поскольку в процессе движения по проекту могут возникать разные идеи.

Эффективность методологии Agile доказывает опыт международных организаций. Так, один из подходов Agile, SAFe (масштабируемый гибкий фреймворк) использует в работе многонациональная технологическая компания Cisco. После отказа от каскадной модели и внедрения SAFe компания провела исследование процессов разработки нескольких продуктов: Платформы выставления счетов по подписки, приложения WebEx. Обнаружилось снижение количества ошибок на 40%, повышение эффективности вследствие устранения дефектов на 15%. Сотрудники стали реже сталкиваться с ненормированным рабочим днём, их удовлетворённость повысилась.

Scrum

Scrum, «скрам» — гибкая методика, основанная на Agile. Scrum выстраивает цикл проекта с помощью спринтов. Спринт — это итерация, занимающая промежуток времени от одной недели до 30 дней.

Как выстраивается работа по методологии Scrum

Методология применяет следующую схему:

  1. В команде назначается Scrum-мастер — руководитель проекта. Он организовывает работу и проводит необходимые совещания
  2. Проект разбивается подпроекты, которые обладают ценностью для заказчика — бэклоги, product backlog
  3. Заказчик приоритизирует эти элементы
  4. Приоритетные бэклоги выполняются в спринте
  5. Заказчик получает инкремент продукта — рабочую версию. Пример: приложение с частично работающими функциями и дизайном
  6. Команда вносит изменения в проект, опираясь на требования и пожелания заказчика
  7. Начинается следующий спринт

Для каких проектов применима методология Scrum

Методология оптимальна для команд не более 10 человек. Желательно, чтобы каждый участник владел компетенциями в нескольких областях проекта. Например, программисту рекомендуется иметь знания в бизнес-анализе.

основные методологии управления проектами
Однако, если кто-то из команды не владеет достаточными знаниями, командная работа и взаимообмен опытом сможет компенсировать пробелы.

Пример: разработка и обновления сайта, удобного для пользователей. Компания Netflix успешно применяет эту методологию. Scrum позволяет обновлять сайт каждые две недели, улучшая пользовательский опыт. В ходе каждого спринта разработчики внедряют новые опции, убирают невостребованные. Благодаря Scrum количество ошибок уменьшается. Двухнедельные итерации обеспечивают возможность оперативно отслеживать ход работ, вносить корректировки.

Канбан

Канбан — метод, использующий принципы Agile. Ключевая особенность — задачи по проекту визуализируются с помощью досок. Благодаря наглядному представлению процесса вероятность задержек снижается. Так как количество задач можно ограничить, это позволяет отслеживать заторы и оперативно устранять их. Каждый участник команды может работать над несколькими задачами одновременно.

основные методологии управления проектами

Книга «Канбан и точно вовремя на Toyota» — одна из самых читаемых по управлению производством. Она служит кратким руководством по снижению затрат на производстве во всем мире. Системы «канбан» и «точно вовремя» – два метода управления производством и запасами, используемые в рамках производственной системы Toyota, – помогают найти лучшие способы повышения производительности процесса и качества продукции. 

Как выстраивается работа по методологии Канбан

Сначала определяются этапы операций — столбцы на канбан-доске. Задачи оформляются как карточки, которые по мере их выполнения затем перемещаются по столбцам, подобно деталям на конвейере. Для создания канбан-досок можно использовать специализированные программы, например Trello, Планфикс и аналоги.

Один из принципов методологии Канбан — кайдзен. Это концепция постоянного улучшения, которая предполагает непрерывный анализ процесса и поиск того, как можно повысить производительность.

Для каких проектов применима методология Канбан

Метод Канбан оптимален для проектов, в ходе выполнения которых команда может сталкиваться с постоянными изменениями, а также для проектов, где важен стабильный результат, работа в сжатые сроки. Одно из преимуществ метода — можно реализовать проект с предсказуемыми этапами работ, управлять операционными процессами.

Канбан подходит для коллективов разных размеров. Благодаря возможностям визуализации сотрудники, работающие удалённо, всегда в курсе движения по проекту. Руководитель видит нагрузку на каждом этапе и на каждого сотрудника, может своевременно пересматривать приоритеты и перераспределять задачи.

Пример: HR-менеджер работает над закрытием нескольких вакансий. У каждой вакансии есть чёткий набор последовательных стадий: назначение кандидатов на первый этап встречи, тестовое задание, второй этап встречи с руководителем, проверка службы безопасности, сбор рекомендаций, согласование и подписание оффера. Кандидаты, с которыми работает HR-менеджер, «движутся» по этим этапам. Заказчик может увидеть, сколько кандидатов в работе, сколько возможных собеседований ещё предстоит.

Если у задачи меняется приоритет, её можно оставить неоконченной на одном из этапов. Она остаётся на доске, и к ней можно вернуться в любой подходящий момент, либо принять решение об отмене этой задачи. Пример: было принято решение приостановить одну из вакансий, так как обнаружился внутренний кандидат из кадрового резерва, и с ним ведутся переговоры о переводе на новую должность.

Lean — бережливое производство

Lean — это гибкая методология рационального управления проектами. Она ориентирована на снижение потерь и создание потока операций workflow. Конечная цель — сделать больше, располагая меньшими ресурсами. Также, как и в Scrum, проект разбивается на подпроекты, каждый из которых реализуется параллельно с другими.

Книга Джеймса Вумека и Дэниела Джонса «Бережливое производство» рассказывает о методологии Lean как о прорывном подходе к менеджменту и управлению качеством, обеспечивающем долговременную конкурентоспособность без существенных капиталовложений. Пионером этого подхода стала компания Toyota, которая благодаря его использованию достигла выдающихся результатов.

Как выстраивается работа по методологии Lean

Проект начинается с определения ценности для клиента. Затем он разделяется на подпроекты, соответствующие потоку создания ценности. Для каждого подпроекта предусматривается разбиение на этапы: планирование, разработка, производство, тестирование, поставка. У этапов нет чётких границ. Акцент делается на высокое качество каждой итерации: все процессы подвергаются детальному анализу, выявляются факторы, из-за которых тратятся лишние ресурсы.

Методология использовалась в японских компаниях Toyota и Motorola. Один из её принципов — сократить потери любого вида, которые обозначены как 3М, где М — это термины в переводе с японского языка:

  • «Муда» — расточительность: способы работы, которые потребляют ресурсы, но к созданию ценности не приводят
  • «Мура» — неравномерность: потери в результате перепроизводства
  • «Мури» — перегрузка: ресурсы испытывают избыточную нагрузку

Руководитель проекта должен сделать всё, чтобы предотвратить такие потери и оптимизировать реализацию проекта.

Для каких проектов применима методология Lean

Методология подходит для команд, желающих решить проблемы с эффективностью, когда обнаружено, что нерациональное использование времени и других ресурсов одного отдела негативно влияет на работу других отделов и всей компании в целом. Lean позволяет увеличить ценность благодаря совершенствованию процесса и устранению посторонних операций, «съедающих» ресурсы.

основные методологии управления проектами
Лучше всего использовать Lean для работы над проектами в крупных организациях. Гибкость методологии позволяет улучшать каждый этап, добиваться того, чтобы реализация каждой части проекта проходила максимально продуктивно.

Пример: IT-отдел компании постоянно получает жалобы от пользователей — сотрудников. Выявилось, что IT-отдел был вынужден постоянно решать проблемы, «тушить пожары». С учётом принципов методологии Lean руководитель проанализировал причину проблем, выяснил, что пользователи слишком долго оформляют заявки в IT-отдел из-за бюрократизации и лишних согласований. Руководитель и команда принимают решение разделить техподдержку по направлениям, внедрить систему общего информирования, создать базу знаний и систему автоматического управления заявками. Результат — эффективность повысилась, управлять заявками стало проще, количество жалоб уменьшилось.

Как выбрать методологию

При выборе методологии нужно ориентироваться на размер команды и компании, выработанный стиль работы, корпоративную культуру. Также важно учитывать:

  • Сферу деятельности. Она влияет на последовательность реализации проекта, исходя из которой нужно выбрать жёсткую или гибкую методологию. Например, для строительных, проектирующих компаний применима жёсткая методология, для IT-компаний, рекламных агентств — гибкая
  • Приоритеты и цели проекта. Например, если личность важнее, чем процессы, лучше выбирать методологию Agile с такими же приоритетами
  • Конечный результат. Если это материальный объект, при создании которого важна чёткая последовательность действий — подойдут жёсткие методологии, например Waterfall. Для тех проектов, где результат может меняться по ходу реализации, оптимальны гибкие методологии
  • Роли. Нужно ориентироваться, могут ли участники команды выполнять однотипную работу или потребуется найти метод, учитывающий специализацию сотрудников. Так, если сотрудники — универсальные специалисты и владеют знаниями во многих сферах, им будет комфортнее работать по Scrum. Если важна работа по инструкциям, алгоритмам, чётким чек-листам — подойдёт Waterfall

Любая выбранная методология требует корректировок под задачи каждого типа бизнеса. Согласно опросу Hubstaff, проведенному в 2021 году, 39% компаний внедрили гибридные методологии управления проектами, используя преимущества каждой составляющей. Например, Scrumban — сочетание Scrum и Канбан, сочетание каскадной модели Waterfall и Agile.

Выводы

Методология должна выбираться не как самоцель или дань моде, а как эффективный инструмент, позволяющий достичь цели. Необходимо учитывать существующие успешные бизнес-процессы, проанализировать, в какой рабочей среде команда показывает наилучшие результаты. Для одних команд комфортнее работать в состоянии поиска идей, внесения изменений, для других важна чёткая последовательность и порядок действий. Выбор жёсткой или гибкой методологии обуславливается теми результатами, которые нужно получить по итогу каждого проекта.

Опубликовано Ксения Воловик

Родилась в Москве 13 сентября 1986 года. В 2007 году окончила с отличием Российский Государственный Социальный Университет, по специальности Психология. Профессиональная деятельность: Интернет-маркетолог, копирайтер, HR-менеджер. С 2008 по 2020 год работала на позициях ведущего специалиста подбора, адаптации и обучения персонала в компаниях KPG Resources, Art Fashion Group, ООО Наука-Связь, Business Law Solutions, E100. С 2020 года профессионально занимаюсь копирайтингом, интернет-маркетингом. Топовый автор лидирующего медиа в сфере арбитража трафика и заработка в интернете Partnerkin.com, автор бизнес-платформы "Деловая среда". Творческая и литературная деятельность: Писатель, музыкант.

Оставьте комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *