В этой статье делюсь личными советами, рекомендациями и инсайтами по тайм-менеджменту, которые работают у меня. Раз они работают у меня и я обычный человек — значит, они могут сработать у других людей, в том числе у кого-то из читателей этого материала.
Эти советы придумала не я — этому меня научили опыт, умные люди и умные книги. Но бывает такое, что в книгах пишут нечто отвлечённое, что теория, а не практика, а советы умных людей в духе «а ты делай так-то» — больше не советы, а попытка навязывать свою правоту.
1. Записи
Записывайте ваши дела. Где угодно. На листочках, в телефоне, на компьютере, в файлах Word или Excel. Как угодно. Можно to-do-list, можно — просто вольным свободным текстом.
Ваша память — не супер-пупер-надёжная картотека ЦРУ. Мозг имеет совершенно нормальное свойство отвлекаться. На эмоции, на новые интересные знания и задачи, на соцсети — на что угодно. Однажды мне сказали ужасно глупую вещь: «Зачем ты записываешь, так запомнишь. А если не запомнишь — у тебя значит проблемы с памятью, тебе надо к врачу«. Мне хотелось убить этого человека. Seriously. Потому что это мне сказал человек, который сам периодически всё забывал. Вот такая шутка жизни.
Записи — они всегда под рукой. Если это листочки — их можно держать перед глазами в любом месте. В подтверждение авторитетности этого совета, в подтверждение того, что у людей, которые ведут записи, нет проблем с памятью и им не надо к врачу, рекомендую прочитать эксперта:
2. Структурированные записи
Человек, клеящий стики на все места всех стен, столов, холодильников и ПК — гораздо продуктивнее человека, говорящего «зачем тебе/мне записывать».
Структурирование — первый этап управления проектами. Представьте все ваши области жизни и цели в них как проекты. Будь то бытовая цель или карьерная. Цели и проекты могут быть разного масштаба. Пример:
- Помыть полы за шкафом — небольшой проект, в рамках 20 минут (отодвинуть шкаф, намочить тряпку, взять ведро, налить воду, помыть, задвинуть шкаф).
- Купить новый эргономичный шкаф с учётом экономии места в однокомнатной квартире — уже более долгосрочный проект, требующий подключения ресурсов.
Записи можно структурировать по:
- области жизни, куда вы вносите изменения и улучшения — карьера, взаимоотношения с семьёй, общение с друзьями, нетворкинг, творчество, путешествия и прогулки и т.п.;
- время исполнения — есть дела, которые занимают всего 2-5 минут, а есть такие, на которые и 10 лет будет маловато, например подготовка к покупке, покупка и обустройство дачи;
- сложности привлечения ресурсов — условно говоря сделать можно «бесплатно» (не задействуются деньги) или «платно» (чтобы это сделать — надо деньги накопить, например, на то, чтобы сходить в театр — деньги на билет); сделать одному или сделать с кем-то (например, в поход вы вряд ли пойдёте один, значит, понадобится найти компанию или записаться в турклуб);
- датам, срочности — привязать ко времени. Есть дела текущие, которые нужно выполнять каждый месяц — оплата счетов, например, а есть дела перманентные, которые можно выполнять потихоньку в любой день — например, если ваша цель связать свитер или прочитать 5 художественных книг.
Это только примеры вариантов, как структурировать записи. Вы можете создать собственную структуру. А вот несколько бомбических книг по структурированию планов, записей и ведению ежедневника:
- Анна Якуба «Ежедневник ЗОЖ»
- Ежедневник. Система Константина Бакшта
- Ольга Соломатина «Ежедневник писателя»
- Юлия Бекенская «Ваш творческий ежедневник»
- Ребекка Спунер «Искусство ведения ежедневника»
3. Объединение 2 и более задач в одно время выполнения
По-другому это называется полихронность. Про Юлия Цезаря есть легенда, что этот выдающийся деятель умел делать много дел одновременно. Вы тоже так умеете. Вот такой секрет я вам раскрыла.
Пример: вы едете в метро и параллельно оплачиваете счета в приложении на мобильном телефоне. Или: вы смотрите любимый сериал и выполняете под него физические упражнения. Или: вы моете посуду и слушаете подкаст или лекцию.
Поговорка «за двумя зайцами погонишься» справедлива, как и мнение учёных о том, что внимание рассеивается и результат в итоге получается неудовлетворительным ни там, ни там. Но она справедлива только для тех дел, которые противоречат одно другому.
Нельзя готовиться к экзамену по квантовой физике и параллельно слушать лекцию по альтернативной истории. Зато под лекцию по альтернативной истории можно рисовать, танцевать или разбираться в шкафу, а квантовую физику — готовить под стимулирующую мозг музыку и параллельно кушать полезные фрукты.
Лайфхак: выполните советы 1 и 2, затем найдите в вашем списке дел такие, какие вы сможете без ущерба для этих дел сделать одновременно.
Пример: вы мучаетесь уже который день (месяц, год) от того, что никак не можете начать заниматься спортивными упражнениями. Зато любите смотреть фильмы. Включите фильм на 2 часа и все эти 2 часа отжимайтесь. Ещё лучше — включите боевик с Джеки Чаном, вдохновляйтесь как он умеет и — отжимайтесь, приседайте, стойте в планке. Не можете 2 часа — тогда 1 час сегодня, 1 час завтра.
Несколько книг о тайм-менеджменте от Гуру тайм-менеджмента и известных предпринимателей:
- Николай Мрочковский «Экстремальный тайм-менеджмент»
- Глеб Архангельский «Тайм-менеджмент. Полный курс»
- Дэн Кеннеди «Жёсткий тайм-менеджмент»
4. Не пользуйтесь мобильным интернетом
От слова совсем. Выключите интернет на телефоне. «Быть на связи» сегодня стало манипулирующей установкой, повергающей нас в рабство. Мы настолько привыкли сидеть в телефонах, что забываем, как выглядят наши дети. А наши дети настолько привыкли сидеть в телефонах, что разучились разговаривать человеческим языком, забыли все слова и как их произносить.
Подсчитано, что на телефон человек тратит свыше 3-4 часов в день. Почту и соцсети на телефоне среднестатистический человек проверяет от 20-30 раз и больше. И это не преувеличение. Мы просто перестали это замечать, как телефон убивает наше время.
Не пользуйтесь телефоном — и вы удивитесь, как много свободного времени у вас появилось. 4 часа в день. Целых 4 свободных часа в день, Карл! Вы царь своего времени. Вы можете за эти 4 часа съездить из Питера в Москву или из Москвы в Питер.
Теперь ужаснитесь. 4 часа телефона в день — это:
- 28 часов в телефоне в неделю;
- 1428 часов или 2 МЕСЯЦА БЕСПРЕРЫВНОГО СИДЕНИЯ В ТЕЛЕФОНЕ В ГОД.
Да, безусловно многие приложения в телефоне облегчают нашу жизнь, позволяют быстро, оперативно закрывать задачи. Дойти до компа, включить, чтобы прочитать письмо, отправить платёж — теряется больше времени, чем из метро зайти в телефон. В этом совете я пыталась донести идею о том, что только именно неуёмное, неограниченное, неосознанное потребление мобильного интернета вредит вашему тайм-менеджменту. Надеюсь, вы меня поняли. Поэтому совет 5 вытекает из совета 4.
Вот пара материалов с информацией к размышлению:
- Алиса Майер «Зависимость от селфи, соцсетей, лайков»
- Алексей Баохин, Дамир Ибрагимов «Безопасность в сети / Фильм Социальная дилемма» (это подкаст, и он бесплатный)
5. Подходите к соцсетям дозированно и осознанно
Глупые люди могут тут же решить, что я и другие эксперты, которые пишут о тайм-менеджменте, запрещают им общаться в соцсетях. И развязать на этой почве бессмысленный и беспощадный холивар. Но. Надеюсь, мою статью читают умные люди.
Когда я посчитала, сколько часов, а точнее НЕДЕЛЬ в год я сижу просто так Вконтакте, листая ленту бесцельно и ради развлечений — я перестала там появляться, захожу теперь Вконтакте раз в 1-2 недели на 30-40 минуточек. У меня сразу появилось время на прогулки, спорт, игру на музыкальных инструментах, саморазвитие и так далее.
Проведите хронометраж, исследование своих привычек. Продумайте, насколько ваши действия отвечают вашим целям. Зачем вы их делаете. Что это вам даёт, насколько это полезно для вас, жизненно необходимо или наоборот вы потом чувствуете себя опустошённым, вас мучает совесть, что вы потратили столько времени.
- Листать ленту, чтобы тупо убить время, потому что скучно, либо снять стресс бегством от реальности — это одно. Стресс можно снимать другими методами, например с помощью спорта.
- Листать ленту с целью проанализировать идеи по продвижению, натренировать насмотренность, завязать связи с полезными людьми, комментируя их публикации — это уже другое.
Как правило, на осознанную работу по нетворкингу, самообразованию и другим полезным делам в соцсетях уходит немного времени. По 20-30 минут в день максимум. Выделяйте себе такое время. Пишите на листочке, что вы планируете делать в соцсетях конкретно, зачем вы туда заходите и сколько времени вы готовы уделять соцсетям. Тут же рядом пишите, какие ещё важные дела вы хотите сегодня успеть сделать. Тогда у вас меньше будет соблазна зайти Вконтакте на полчасика, а зависнуть на 5 часиков.
В тему этого раздела — полезная книга:
6. Маленькие быстрые дела делать сразу
Если дело занимает от 2 до 5 минут — сделай это сразу. Золотое правило, одно из лучших в тайм-менеджменте. Делание быстрого дела сразу избавляет от стресса, от необходимости держать его в голове, чтобы не забыть, от прокрастинации. Совет 7 вытекает из совета 6.
7. Если не нравится дело, которое нужно сделать — посчитай время выполнения
Тут всё очень просто. Пример: вам нужно сделать неприятный звонок, помыть полку в коридоре, сходить в другой корпус офиса, чтобы взять у коллеги какой-то документ для работы. А вы тупо не хотите это делать.
Что происходит? Правильно, откладывание. Вы делаете всё что угодно, лишь бы отложить, а то и вовсе избежать неприятного действия. В итоге сталкиваетесь потом со снежным комом таких вот действий и с претензиями окружающих, которые надеялись на вас, что вы сделали. Особенно когда вы им пообещали по договорённости.
Пример: жена на протяжении 10 лет, с тех пор как вы поженились, просит вбить гвоздь в стену, чтоб повесить картину. А вы не вбиваете. Потому что лень доставать молоток. Лень лезть на табуретку. Лень искать этот гвоздь. Проще зависать каждый вечер после работы с футболом с телевизором, упрекать жену — «Пошла нафиг, какой гвоздь, я так устал, я батрачу весь день, у меня такая стрессовая работа, а ты мне даже футбол не даёшь посмотреть, единственную отдушину у меня в жизни!». В итоге конфликты, скандалы, развод и т.п. Это конечно шутка.
Большинство неприятных дел, которые мы откладываем, как правило занимают от 5 до 30 минут. Подумайте об этом. Возможно, их нужно сделать прямо сейчас все сегодня, и тогда вы вздохнёте свободнее, количество стресса в жизни сильно снизится.
Несколько книг о том, как убрать стресс из жизни:
- Кейти Байрон «Любить то, что есть»
- Саманта Броди «Выбросите список дел! Как избавиться от стресса за 4 шага»
- Томас Макдонах «Спокойно, ты справишься!»
- Ирина Пигулевская «Как избавиться от стресса и депрессии»
8. Вставайте рано
По возможности каждый день. Да, можно 1-2 дня в неделю позволить себе поваляться в постели, сделать себе такой подарок. Но во все остальные дни вставайте рано. Хотя бы до 9 утра. Ещё лучше — до 7.
Поясняю, в чём фишка. Когда вы встаёте рано и начинаете работать с утра, у вас вечером больше остаётся времени на полезные приятные дела вроде прогулок и спорта.
Если вы встали поздно — вы мало что успеваете. Вас мучает совесть за то, что встали поздно и сделали мало. Книга, которая изменит полностью ваше представление о раннем вставании как о чём-то ужасном:
9. Начинайте работать с утра
Основные дела, такие как работа и иные задачи, от которых зависит ваш успех, благополучие, благосостояние вас и вашей семьи, нужно делать с утра и сразу. Мудрый народ создал поговорку «Сделал дело — гуляй смело«.
Всё, что связано с зарабатыванием денег, с предоставлением результатов, от которых зависит работа других людей — нужно делать сразу. Как только проснулись, позавтракали, сделали необходимые процедуры вроде зарядки и чистки зубов.
Про таких людей по просторам интернета ходят мемы о фрилансерстве как об инфантильном времяпрепровождении. Что фрилансер дескать бросается за выполнение работы за час до дедлайна. Что фрилансер нищеброд.
Я сама видела на форумах, как фрилансеры жалуются, что не могут заработать больше 10 000-20 000 руб. в месяц и не верят, что можно заработать больше. Мне так и хочется спросить — а как они распределяют свой день, во сколько начинают пахать и пашут ли вообще, либо весь день лежат на диване и гладят котиков.
Несколько мега-полезных книг о фрилансе, которые рекомендую прочесть, если вы фрилансер:
- Наталья Реген «Настольная книга фрилансера»
- Анна Бонецкая «Фриланс: рискнуть и остаться»
- Сергей Богачев «Основы фриланса. Плюсы и минусы работы на себя»
- Джейсон Фрайд «Remote. Офис не обязателен»
- Алексей Бычков «Как зарабатывать больше, забыв про офис и дресс-код»
Вот и всё на сегодня. На моём сайте есть и будут появляться другие статьи о тайм-менеджменте, планировании, целеполагании и самоорганизации. Чтобы их не пропустить, оставляйте сайт в закладках, заходите на него.
Подписывайтесь на меня, чтобы отслеживать появление свежих публикаций.